Jak być trochę bardziej zorganizowanym?

Może widzieliście, że w przestrzeni internetu krążą infografiki pokazujące, jak ciężko i ile godzin na dobę pracowali supersłynni pisarze. I tak np. Tomek przypomniał sobie, że ponoć Hemingway był królem samodyscypliny – jak podają cyfrowe źródła, wstawał z kurami i podczas pisania unikał siadania (może w ten sposób ćwiczył swoje atletyczne czwórki). On pamięta, bo kiedyś sam był antyprzykładem zorganizowania. Ale już nie jest. Być może do amatora kubańskich polowań jeszcze mu daleko, ale i tak jest powyżej średniej. Jak udało mu się to zrobić? To po kolei – jak stać się trochę bardziej zorganizowanym.

Dlaczego warto być niezorganizowanym?

Od zawsze niezorganizowanie i chaotyczność wydawały mi się niemalże synonimem tego, że jest się spontanicznym, wesołym i radosnym. Że to takie trochę artystyczne, że bardziej wyluzowane. I że tylko nudni ludzie używają kalendarza i planują cokolwiek dalej niż jeden dzień do przodu. Trzeba być tam, gdzie dzień poniesie i robić to, co akurat w danym momencie wydaje się najsensowniejsze.

Jedyne rzeczy, które zdarzało mi się zapisywać w kalendarzu (w telefonie, papierowego nie miałem chyba nigdy) to terminy wizyt u dentystki i… chyba tyle. Przynajmniej teraz nie jestem w stanie sobie niczego innego przypomnieć.

Co więc zyskujemy nie planując?

  • Przekonanie, że jest się fajniejszym i bardziej spontanicznym od ludzi bez kalendarza
  • Nie trzeba mieć kalendarza i zapisywać rzeczy
  •  Mamy większą elastyczność
  • Karpowanie dniemu
  • Mniej dedlajnów w zasięgu wzroku

Pewnie znalazłyby się i jeszcze inne plusy, ale chyba najlepiej wyraża je przyjemny, podskórny, leciutki dreszcz nieważkości z powodu nieprzejmowania się kolejnymi dniami.

Kiedy zacząłem używać kalendarza

Nie było tak, że obudziłem się pewnego ranka z myślą, że od dziś będę zorganizowanym człowiekiem, który planuję każdą minutę swojego życia z rocznym wyprzedzeniem. Cały proces stania się chociaż trochę zorganizowanym był raczej płynny i w zasadzie trwa nadal. Póki co wystarczy mi, że mniej więcej zaplanuję sobie tydzień, a dodatkowo może kilka rzeczy z miesięcznym albo większym wyprzedzeniem. Ale to raczej wyjątki.

Ale od początku. Jeśli chodzi o planowanie i nieodkładanie rzeczy na później, jeszcze kilka lat temu byłem absolutnym przeciwieństwem Moniki. O ile czasami zapisywałem sobie jakieś rzeczy do zrobienia w jakichś aplikacjach/Google kalendarzu/notatniku, to często kończyło się właśnie na tym zapisywaniu. Często takie rzeczy do zrobienia mogły sobie tam być… i być i być. Bo jak wiadomo, jeśli mężczyzna mówi, że coś zrobi, to zrobi i nie trzeba mu o tym przypominać co pół roku (sam sobie też nie musi przypominać).

Ale kiedy tak patrzyłem, jak Ona nie odwleka i robi i ma z głowy, to zrobiłem się trochę zazdrosny o to, że udaje jej się zrealizować więcej pomysłów i ma znacznie mniej rzeczy, które nad nią “wiszą” i paradoksalnie więcej luźnego czasu. Zacząłem się zastanawiać, jak to działa…

– Jak Ty to robisz, że tak nie odwlekasz rzeczy do zrobienia?
– Jeśli wiem, że mam coś zrobić, po prostu zapisuję sobie w kalendarzu dzień i godzinę, kiedy się tym zajmę, a potem po prostu to robię.
– I już? To takie proste?
– To takie proste.

Jaka mondra

Ale proste wcale nie było. Wyobraźcie sobie, jak trudno jest zmienić nawyk, który nawet nie istniał, a za wzór ma się kogoś, kto dziwnie dobrze pasuje do bycia “control freakiem”.

To jak przejść przez Saharę nie wiedząc nawet, gdzie jej szukać. A ja byłem naprawdę kiepski, przyznajmy szczerze. Ale jako przedstawicielowi płci pięknej, lecz nie piękniejszej, z pomocą przyszła mi technika.

Jak wspomóc się gadżetolubnością?

Jeśli nie chcesz od razu się za coś zabierać (np. organizowanie własnego czasu), najlepiej skup się na detalach i poświęć długie godziny na testowanie przelicznych aplikacji służących jako kalendarz albo lista zadań. Możesz to robić tygodniami, wcale tak naprawdę nie stając się bardziej zorganizowanym.

**** uwaga, sprytna porada ****

Jeśli całość chcesz jeszcze bardziej odłożyć w czasie, kup kilka (im grubsze, tym lepsze) książek o organizacji czasu i planuj przeczytanie 100 stron dziennie, a wspomożony prokrastynacyjnymi nawykami, czytaj pięć do dziesięciu.

**** uwaga, koniec sprytnej porady ****

A tak na serio, jeśli lubisz bawić się takimi rzeczami, to użyj tej swojej ciekawości, żeby zrobić chociaż jeden krok do przodu. Może i przez godzinę będziesz wypróbowywał schematy kolorystyczne w Todoist albo sprawdzał, jak działa głosowe dopisywanie pozycji do listy. Ale jeśli potem skorzystasz z ustawionego przypomnienia, zrobisz coś wreszcie zgodnie z planem i z fascynacją wysłuchasz dźwięku dzwoneczka wydawanego przez Microsoft To-do po odhaczeniu zadania – to wystarczy, przynajmniej na początek.

Poniżej podrzucamy kilka przydatnych zabawek do przetestowania. Wybierzcie sobie to, co będzie pasować Wam najbardziej.

Kalendarz Google

Wystarczy mieć konto na Gmailu i można korzystać. Jest wersja webowa (przeglądarkowa) i smartfonowa na iOS i Androida. Dla mnie to najwygodniejszy kalendarz i korzystam z niego na co dzień.
Najważniejsze dla mnie cechy:

Plusy

  • synchronizacja między wszystkimi urządzeniami, na których korzystamy z kalendarza Google
  • działa na Androidzie, iOS i w przeglądarce
  • jest zgodny ze standardem iCalendar, więc możemy zassać go do programów takich jak Poczta Windows 10, Mozilla Thunderbird i innych programów oferujących taką synchronizację
  • można ustawić sobie wiele powiadomień przed danym wydarzeniem (np. kilka dni, kilka godzin i kilkadziesiąt minut przed)
  • oprócz standardowych terminów jest też funkcja przypomnień. Nie dodajemy tu wydarzeń zajmujących określony czas, a ustawiamy w danym terminie przypomnienie o czymś do wykonania, które będzie przeskakiwać na kolejne dni, dopóki go nie odhaczymy
  • jako jeden użytkownik możemy mieć wiele kalendarzy (np. osobny z rzeczami pracowymi, a osobny z prywatnymi)
  • można wysyłać zaproszenia innym użytkownikom
  • i bawić się kolorami 😉

Minusy

Nie znalazłem.

To dość dużo funkcji, a wymieniłem ich pewnie jakieś 10%. Ale najfajniejsze jest to, że kalendarz od Google’a jest naprawdę prosty i intuicyjny w obsłudze, więc jeśli chcemy z niego korzystać tylko w podstawowy sposób, te dodatkowe możliwości nie będą nam w tym przeszkadzać i raczej nie poczujemy się zagubieni.

google calendargoogle calendar

Todoist

Lista zadań, której również możemy używać bez problemu w bardzo ograniczony sposób, ale jeśli będziemy chcieli zaszaleć, niewiele będzie ograniczeń. Możemy nawet posunąć się do płatnej wersji.

Plusy

  • wersje: przeglądarkowa, na Android, iOS, Windows 10 i inne
  • możliwość tworzenia projektów i przypisania do nich poszczególnych zadań
  • możemy udostępniać zadania i projekty innym użytkownikom
  • interpretacja języka naturalnego. Po ludzku: jeśli napiszemy “jutro o 10:00 podlać kwiatki” zadanie doda się z terminem wykonania następnego dnia o 10:00. A co jeszcze lepsze, jeśli napiszemy “co 2 dni”, zadanie automatycznie będzie się powtarzać co dwa dni. Fajne, nie?
  • obustronna synchronizacja z kalendarzem Google. Można połączyć Todoista z kalendarzem Google – każda rzecz z wybranego kalendarza będzie wyświetlać się w Todoist, a każde zadanie z Todoist pojawi się w kalendarzu Google. Przydatne, ale nie w każdej sytuacji wygodne. W każdym razie – jest taka opcja

Minusy

  • minusem jest to, że sporo ciekawych opcji pojawia się w wersji płatnej, która kosztuje ok. 100 zł (28,99$) za rok. Po wykupieniu możemy dodawać np. notatki do wydarzeń albo ustawiać przypomnienia
  • w wersji bezpłatnej nie mamy możliwości przypomnień o danej godzinie. No ale w wersji Premium możemy ustawić je nie tylko w zależności od czasu, ale i miejsca

todoist screenshot todoist screenshot todoist screenshottodoist screenshot

Kalendarz w Outlook.com

To coś dla wielbicieli Microsoftu. Mamy tu możliwości podobne do kalendarza Google. Nie ma jednak osobnej aplikacji dla Androida – trzeba tam korzystać z aplikacji Outlook, która jednocześnie obsługuje też pocztę. Całość jest moim zdaniem nieco mniej wygodna w obsłudze. Brakuje też tych google’owych przypomnień, które nie są wydarzeniami, a rzeczami do odhaczenia. Może to drobiazg, ale kiedy próbowałem używać kalendarza Microsoftu, mocno mi to doskwierało.

Plusy

  • aplikacja Outlook dla Android, iOS
  • poza tym, podobny do Google Kalendarza

Minusy

  • brak odpowiednika google’owych przypomnień
  • brak osobnej aplikacji kalendarza

microsoft outlook for android

Microsoft To-do

To dość nowa (przynajmniej w porównaniu z Todoist istniejącym od 2007 roku) aplikacja Microsoftu. Wyróżnia się dość ciekawą filozofią czystej kartki na początku dnia. Oprócz tego, że dla każdego zadania możemy wybrać dzień i godzinę wykonania, w innym terminie poprosić program o przypomnienie, jeszcze inną rzeczą jest “mój dzień”. To osobna grupa zadań, którymi mamy się zająć dokładnie dziś. Nie można sobie “Moich dni” zaplanować wcześniej. Zamysł twórców programu jest taki, żeby robić to rano, a program ma nam automatycznie zasugerować, czym mamy się zająć akurat dziś.

Przez jakiś czas starałem się tego używać w ten sposób, ale moim zdaniem wnosi to więcej chaosu niż porządku i choć mogę sobie ustawić, że naprawieniem lampki chcę zając się we wtorek, to i tak we wtorek w widoku “mój dzień” tego nie zobaczę.

Aplikacja jest nowa, więc może z czasem stanie się to bardziej sensowne.

Plusy

  • ładnie zaprojektowana
  • sporo możliwości konfiguracji
  • podział na projekty
  • możliwość dodawania notatek do zadań

Minusy

  • brak możliwości współdzielenia zadań czy list
  • chaos związany z funkcją “mój dzień”

microsoft to do

Oczywiście aplikacji pomagających nam się zorganizować jest całe mnóstwo i może Wam przypadnie do gustu coś kompletnie innego. Opisałem po prostu to, czego używałem lub używam na co dzień i co moim zdaniem dobrze się sprawdza. A jeśli Was to w ogóle nie jara, ale na przykład jesteście estetami i lubicie śliczne rzeczy, to kupcie sobie fikuśny analogowy kalendarz, być może Was zachęci. Znajdźcie cokolwiek, co Was przyciągnie zamiast odpychać.

Uwaga, kącik muzyczny:

Wyobraź sobie że zawsze masz czas
Wszystko jest dobrze i wszystko w sam raz
Wyobraź sobie że możesz tak stać
Nad głową zorze i miętowa mgła

Jeśli macie dość i chcecie poczuć się beztrosko, polecamy wsłuchać się i zamknąć oczy. I choć niestety ciężko zawsze mieć czas, to im lepiej nim rozporządzamy, tym mamy go częściej.

Dlaczego warto być zorganizowanym?

Jak widać, powyższe wskazówki możemy streścić w starej prawdzie życiowej, że najlepiej uczyć się poprzez zabawę (także nowych nawyków) – znajdźcie tylko sposób, który chociaż odrobinę Was kręci, a zostaniecie Usainami Boltami organizacji.

Cóż, poniższe powody to oczywista oczywistość, ale sceptyków na świecie nie brakuje, więc zamieszczamy listę dla opornych.

Co daje bycie bardziej zorganizowanym?

  • Możliwość bezkarnej, długiej zabawy smartfonem w ramach ogarniania swojego życia (działa argument “dla dobra związku”, np.: “Kochanie, przecież planuję, żeby mieć więcej wolnego czasu DLA NAS”)
  • Więcej wolnego czasu w głowie. Nie musisz już ciągle myśleć o rzeczach, które masz do zrobienia. Możesz ze swoich myśli przerzucić je do kalendarza i skupić się na czymś fajniejszym. A technologia (cyfrowa bądź papierowa) sama przypomni Ci o ważnych sprawach i terminach wtedy, kiedy będzie trzeba
  • Zmniejszanie entropii, np. niezapominanie o sprawach, o których szkoda zapomnieć typu termin u lekarza, na który czekamy drugi rok lub pamiętanie o wynoszeniu śmieci, czyli ogarnianie życia
  • Paradoksalnie więcej czasu wolnego, którym na serio możemy się cieszyć, a nie tylko pozornie cały czas czując na karku zimny chuch gromadzących się, porzuconych obowiązków
  • Bycie “tym ogarniętym” wśród znajomych – zawsze to jakiś sposób na dowartościowanie się
  • Prymusi organizacji starają się być wyrobieni zawsze przed terminem – wtedy poczucie kontroli nad życiem jeszcze bardziej rośnie, ale to level hard i nie każdy może chcieć go osiągnąć
  • Ćwiczenie twardego stąpania po ziemi, które lubi się uogólniać na inne sfery życia i zaskakująco często przynosi niespodziewane korzyści
  • Uwaga, modne słowo, nowomowa: proaktywność, czyli posiadanie mniej lub bardziej konkretnej wizji przyszłego życia i planowanie do przodu, w wersji minimalistycznej choćby najbliższego czasu, co przydaje się podczas bookowania wakacji
  • Brak poczucia “głupio mi” i mniejszy obciach przed ludźmi, bo nie zapominamy o prośbach, robieniu rzeczy dla innych, a inni nie muszą nam o tym w kółko przypominać – teoretycznie znajomi powinni zacząć mieć do nas większe zaufanie, a my opinię bardziej solidnych

Ale chcemy Was też przestrzec – wszystko ma dwa końce. Nie idźcie w tej organizacji za daleko, bo chęć skontrolowania absolutnie każdego fragmentu życia może zaprowadzić Was do absurdu i zaczniecie notować rzeczy typu “zjeść śniadanie” czy “wziąć prysznic” (chyba że faktycznie macie z tym problem, wtedy wybaczcie nam te banalne przykłady). Impulsywność i spontaniczność nieraz nadają smak szarej egzystencji, więc jeśli przesadzicie, możecie się ich pozbawić, a w najgorszym razie nabawić jakichś zaburzeń i problemów ze zdrowiem. Zatem – take it easy.

Wybór należy do Ciebie

I co, czujecie się zachęceni? Mamy nadzieję, że chociaż odrobinę. Na pewno wśród Was znajdą się tacy, którzy uważają to wszystko za stek bzdur i żałują zmarnowanego czasu. Jeśli tak jest, może macie alergię na planowanie z powodów wymienionych na początku. Może wkurzasz się i złościsz, bo rzeczywiście masz problem? Zrób bilans, porównaj plusy i minusy zmiany i oceń, czy nie zachęcają Cię bardziej niż trwanie w obecnym chaosie (uważaj, on będzie się powiększał). Nie ma sensu nikogo zmuszać, siłą nic nikt nie wskóra. Ale mikrozmiana jest lepsza niż nic. Powodzenia!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top